Case study

Ogólnopolska sieć hurtowni papieru JAKON

JAKON jest przedsiębiorstwem działającym na rynku od 1992 r. lat i zajmującym się handlem artykułami papierniczymi, poligraficznymi i biurowymi oraz usługami introligatorskimi. Firma posiada centralę w Piasecznie oraz kilkanaście oddziałów w całej Polsce (Białystok, Bydgoszcz, Gliwice, Katowice, Kielce, Kraków, Lublin, Łódź, Olsztyn, Poznań, Sopot, Szczecin, Wrocław). Zatrudnia w chwili obecnej ponad 200 pracowników. Firma posiada nasze oprogramowanie od 1994 roku. W związku z terytorialnym rozproszeniem firmy oraz jej dynamicznym rozwojem konieczne było wykonanie projektu, którego końcowym efektem było wdrożenie nowej wersji oprogramowania zarządzania przedsiębiorstwem Bastion ERP.

Cel projektu: analiza możliwości wykorzystania systemu informatycznego i systemu obiegu informacji w firmie, stworzenie projektu systemu informatycznego, rozszerzenie komputerowego systemu przetwarzania danych o funkcje związane z automatyzacją transmisji danych pomiędzy jednostkami firmy, uporządkowaniem bardzo rozbudowanych kartotek asortymentowych, przyspieszenia informacji zarządczych dotyczących wielkości sprzedaży i sytuacji finansowej firmy, usprawnienie procedur windykacyjnych, szkolenia z zakresu użytkowania systemu.

Opis wykonanych prac:

• Określenie szczegółowych etapów procesów biznesowych związanych z obsługą klienta (sprzedaż towaru dla klienta końcowego realizowana przez oddział, zamówienie oddziałowe towaru, zamówienie towaru dla klienta końcowego z dostawą realizowaną przez oddział, zamówienie towaru dla klienta końcowego z dostawą realizowaną przez Centralę, przygotowywanie elektronicznego jednolitego cennika sprzedaży).
• Określenie szczegółowych etapów procesów biznesowych związanych z funkcjonowaniem rozproszonej struktury przedsiębiorstwa (synchronizacja danych centrala-oddziały), w tym w zakresie obsługi księgowej i działalności windykacyjnej
• Przygotowanie projektu zmian systemu przebiegu procesów, wykonanie zmian w strukturze organizacji przechowywania i przepływu danych, w tym obiegu dokumentów.
• Wprowadzenie jednolitego systemu indeksowania dzięki programowemu mechanizmowi walidacji procesu nadawania kodów towarowych wraz z automatyczną propagacją w ramach całej firmy.
• Wdrożenie automatycznych mechanizmów wymiany danych pomiędzy oddziałami oraz centralą firmy poprzez umożliwienie: codziennego przyrostowego transferu danych oddziałowych (dokumenty magazynowe, dokumenty sprzedaży, aktualizacja stanów kartotek magazynowych), codziennego transferu do oddziałów, wprowadzonych przez dział księgowości informacji o zapłatach należności, codziennego transferu danych o stanach kartotekowych oddziałów firmy.
• Umożliwienie wystawiania dokumentów magazynowych dwuetapowo - w trybach dyspozycji (rejestrowanie dokumentu bez wpływania na stan kartoteki towarowej) i zatwierdzenia (potwierdzenie faktycznego przyjęcia / wydania towaru do / z magazynu z korektą stanu magazynowego), co pozwoliło na: usprawnienie systemu przesyłania informacji o dokumentach przesunięcia międzymagazynowego (po wystawieniu dokumentu rozchodu może on być przesłany drogą elektroniczną do oddziału, jeszcze przed faktycznym przesłaniem towaru, po przyjęciu towaru następuje zatwierdzenie zadysponowanego wcześniej przyjęcia) oraz usprawnienie pracy działu dystrybucji towarowej firmy Jakon przez realizację wszelkich wydań towarów na podstawie formalnych elektronicznych dokumentów potwierdzonego zamówienia towaru (zarówno dla odbiorców firmy jak i oddziałów) wg zasad opisanych wcześniej.
• Wymiana i konfiguracja oprogramowania w centrali i oddziałach firmy.
• Szkolenie z użytkowania wdrożonego systemu informatycznego.

W wyniku podjętych działań zaprojektowaliśmy, wykonaliśmy i wdrożyliśmy system wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem współpracujący w trybie on line z posiadanym przez firmę autorskim oprogramowaniem.