JIRA – jeden system, wiele możliwości w zasięgu ręki

Niezależny konsultant oraz założyciel firmy doradczej, HR Group, John Bramham w jednej ze swoich książek o zarządzaniu zasobami ludzkimi, stwierdził, że projekty kończą się niepowodzeniem wtedy, gdy są źle zarządzane. Choć jego słowa odnoszą się głównie do umiejętności kierowania zespołem przez managera, problem zarządzania projektami pojawia się przy braku odpowiedniego przepływu informacji między pracownikami w firmie, niezależnie od ich stanowiska.
Rozwiązaniem, które pozwala usprawnić system komunikacji w całej organizacji, jest platforma biznesowa JIRA. Sprawdź, czemu system JIRA powinien znaleźć się w Twojej firmie.

Czym jest JIRA?

Głównym zadaniem systemu JIRA jest usprawnienie systemu komunikacji w firmie. Dzięki szeregowi rozwiązań, jakie posiada system, możesz tworzyć oraz zarządzać nowymi projektami – oprogramowanie pozwala przypisywać zadania, nadawać im priorytety oraz śledzić postępy pracy.

Oprócz możliwości tworzenia nowych projektów i zadań, system, dzięki wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów, usprawnia również proces wymiany informacji. Ta forma przechowywania dokumentów pozwala precyzyjnie określić, kto ma dostęp do danych plików w firmie. Poza tym, dzięki platformie, możesz importować papierowe oryginały bezpośrednio ze skanera, a także eksportować pliku gotowe do wydruku.
Ogromną zaletą systemu JIRA jest jego elastyczność – platforma biznesowa idealnie sprawdzi się zarówno w małej organizacji, jak i dużym przedsiębiorstwie. Jak to możliwe? LSI Software dba o to, by przed wdrożeniem programu do danej firmy został on skonfigurowany w taki sposób, by odpowiadał oczekiwaniom klienta. W osiągnięciu tego celu pomaga tzw. analiza przedwdrożeniowa – dzięki niej nasi specjaliści mogą przystosować system dokładnie do Twoich indywidualnych wymagań. W ten sposób nie tylko poprawisz przepływ informacji w Twojej firmie, ale też zwiększysz jakość obsługi procesów wewnętrznych.

Zarządzanie dokumentacją

Płynny obieg dokumentów w firmie jest nieodzownym elementem zarządzania firmą. Jeśli przekaz dokumentów zajmuje wiele czasu, automatycznie też wydłuża się czas wykonywania zadań, przez co nietrudno o opóźnienia w realizacji projektów. Aby zapobiec takiemu stanu rzeczy, warto wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów.
Za pomocą platformy JIRA, a konkretnie dzięki DMS – Document Management System – możesz poprawić przepływ dokumentów w Twojej firmie. DMS pozwala nie tylko tworzyć dokumenty w wersji elektronicznej, ale też importuje papierowe oryginały bezpośrednio ze skanera i pozwala eksportować przygotowane dokumenty do wydruku.
Poza tym za pomocą DMS możesz:
• poprawić efektywność pracowników;
• upoważnić pracownika do wglądu w ważne dokumenty firmy;
• śledzić obieg dokumentów w przedsiębiorstwie;
• ograniczyć koszty w firmie.
Obsługa systemu jest niezwykle prosta. Aby utworzyć nowy dokument, należy jedynie wypełnić prosty formularz (np.: wniosek urlopowy, faktura, CV czy karty przebiegu pojazdu), a platforma biznesowa JIRA zadba o to, by dokument znalazł się u upoważnionej osoby. Przy okazji system prześle odpowiednie powiadomienie na e-mail.

Zarządzanie zasobami firmy

Redukcja kosztów w przedsiębiorstwie nie jest możliwa jedynie, dzięki korzystaniu z Document Management System. Platforma biznesowa JIRA pozwala również na zarządzanie zasobami firmy. Dzięki naszemu oprogramowaniu nie musisz martwić się, że zapomnisz o przeglądzie samochodów albo urządzeń firmowych, zapłaceniu raty lub ubezpieczenia za dany sprzęt. O wszystkim automatycznie przypomni Ci system JIRA. W ten sposób inwentaryzacja trwałych środków przedsiębiorstwa przebiega szybko i sprawnie.

Wymiana informacji w firmie

Przepływ informacji w firmie jest kluczem do odniesienia sukcesu. Jeśli system komunikacji w organizacji jest nieefektywny ze względu na brak zrozumiałości przekazanego komunikatu lub ze względu na długi czas przepływu informacji, koniecznie jest powzięcie odpowiednich kroków, by wyeliminować ten problem.
Usprawniając system komunikacji, musisz zadbać o to, by:

Na szczęście, system JIRA pozwala wyeliminować najczęściej popełniane błędy. Rozszerzając oprogramowanie o platformę wymiany informacji, otrzymujesz możliwość tworzenia artykułów i newsów wewnątrz firmy (np.: możesz stworzyć instrukcje stanowiskowe, które będą dostępne jedynie dla upoważnionych działów). Oprócz tego moduł pozwala na szybkie wyszukiwanie informacji – wystarczy, że wpiszesz interesujące Cię słowo, a zostanie ono wyszukane nie tylko na stronach i w newsach firmy, ale też w załącznikach (Word, Excel lub w pliku PDF).

Kartoteki pracowników

Kartoteka pracowników to kolejny, niezbędny element każdego przedsiębiorstwa. Ten prosty system pozwala zarządzać danymi kadrowymi całej firmy. W ten sposób możesz gromadzić dokumentację kadrowo-płacową w jednym miejscu oraz zarządzać urlopami. Poza tym, dzięki JIRA i modułowi Confluence, Twoi pracownicy mogą stworzyć kalendarz zespołowy, który pozwala im zapisywać informacje dotyczące urlopu i czasu pracy.

Zarządzanie projektami i zadaniami

System JIRA pozwala nie tylko tworzyć nowe zadania oraz przypisywać je poszczególnym pracownikom. To platforma, która umożliwia również systematyzowanie o wiele bardziej skomplikowanych procesów, włączając w to utworzenie nowego oddziału w firmie albo budowę nowego magazynu.

Dzięki JIRA będziesz mieć możliwość:
• kontrolowania czasu realizacji poszczególnych etapów danego projektu;
• obserwacji postępów;
• zarządzania terminami realizowanych projektów;
• analizy tzw. wąskich gardeł.

Ewidencja zgłoszeń i paneli

Jest to niezwykle przydatne narzędzie, które umożliwia klientom w prosty, a co najważniejsze szybki sposób, kontakt z firmą, by zgłosić usterkę lub inny problem. Panel ewidencji zgłoszeń w systemie JIRA pozwala na bieżąco monitorować zgłoszenia oraz sprawdzać całą historię obsługi zgłoszenia. Szybkie i skuteczne rozwiązanie problemu klienta podnosi jego opinię o Twojej firmie.

Zapraszamy do zapoznania się z platformą JIRA – http://jirasolutions.pl/

Chcesz podzielić się wpisem z innymi?

Udostępnij
Udostępnij

Przeczytaj więcej aktualności na naszej stronie