Obieg dokumentów księgowych przebiegający w nowy sposób zapowiadany był już przy projekcie ustawy o podatku VAT na początku 2021 roku. Od tego czasu określenie „e-faktura” zostało odmienione przez wszystkie przypadki. Zapadła decyzja Rady Unii Europejskiej, która umożliwi polskim przedsiębiorcom w lepszy sposób przygotować się do zmian. A jakie to zmiany i czym jest KSeF?
Czas na KSeF
Określenie faktura elektroniczna w polskim prawie podatkowym funkcjonuje już od 2004 roku. Znowelizowane wówczas przepisy miały umożliwić cyfrowy obieg dokumentów, aby przyspieszyć wymianę handlową i poprawić płynność finansową przedsiębiorstw. Dziś kolejnym krokiem w ewolucji dokumentów księgowych mają być faktury ustrukturyzowane, które docelowo mają funkcjonować we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Wprowadzenie obowiązku wystawiania nowego rodzaju faktur – w zamkniętym systemie (KSeF) pomiędzy urzędem skarbowym a przedsiębiorcami, czeka też niebawem Polskę. Ma być to sposób na walkę z szarą strefą i nieuczciwą konkurencją.
E-fakturowanie w KSeF
Polska przyjęła standard Peppol do e-fakturowania i do B2G w listopadzie 2019 r. Obecnie obrano kurs na ogólnokrajowy obowiązek e-fakturowania B2B. W tym celu tworzony jest obecnie Krajowy System e-Faktur (KSeF), który ma być obowiązkowy dla wszystkich podatników prowadzących biznes w Polsce.
Obowiązek korzystania z KSeF był już kilka raz przesuwany. 26 kwietnia 2024 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy, etapowy harmonogram wdrożenia KSeF. Wspieramy naszych Klientów i już teraz zachęcamy do zgłoszenia się do nas po aktualizację systemu. Korzystaj z KSeF bez stresu! Pamiętaj aby dostosować swoje oprogramowanie do nowych norm prawnych.
Dowiedz się więcej i ustal z nami termin wdrożenia !
Zostaw nam swoje dane - odezwiemy się do Ciebie najszybciej, jak to możliwe
Nowe wzory dokumentów i ważne daty
Fakturę ustrukturyzowaną będzie można zarejestrować w systemie KSeF. Ten dokument księgowy musi mieć jednolitą strukturę i zawierać określone dane: datę wystawienia i sprzedaży, dane kontrahentów, kwotę oraz unikalny symbol przypisywany po przekazaniu do KSeF.
Faktura będzie przesyłana do systemu w formacie XML, a struktura danych nie będzie czytelna bez użycia programów księgowych połączonych z Krajowym Systemem e-Faktur. Wzór dokumentu wraz ze strukturą logiczną można już teraz znaleźć na platformie ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Ponadto, przygotowany plik można przesłać do KSeF zarówno za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, jak i za pomocą komercyjnego oprogramowania księgowego.
Należy pamiętać o kilku kluczowych datach w całym procesie wdrażania KSeF:
- 06 – 07.2025 – Publikacja pełnej struktury logistycznej FA(3) na ePUAP i dokumentacji API KSeF 2.0
- 09 – 11.2025 – Zakończenie legislacji, testy otwarte API KSeF 2.0 oraz udostępnienie wersji testowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
- od 02.2026 – Obligatoryjny KSeF 2.0 dla przedsiębiorców, których sprzedaż przekracza 200 mln zł. (ok.46 mln euro)
- od 04.2026 – Obowiązkowe wprowadzenie KSeF dla wszystkich przedsiębiorców.
Korzyści dla Klientów:
Szybkość i bezpieczeństwo
Zwrot podatku zostaje skrócony z 60 do 40 dni, faktury są przechowywane w bazie Ministerstwa Finansów
Standaryzacja
Wzajemne rozliczenie i księgowanie faktur jest łatwiejsze do zarządzania dzięki platformie KSeF
Przyspieszenie obrotu finansowego
Faktury są odbierane i przetwarzane szybciej, co prowadzi do terminowej lub wcześniejszej płatności
Ograniczone obowiązki
Podatnicy nie będą musieli ręcznie przechowywać faktur, ponieważ administracja automatycznie archiwizuje je na 10 lat
Mniej danych do przesłania do organów podatkowych
Podatnicy nie muszą już generować plików kontrolnych (JPK_FA), ponieważ dane te są dostępne w systemie
Wygoda
Faktury ustrukturyzowane dają podatnikom możliwość wykorzystania pełnego potencjału automatyzacji procesów